Podatki i legalność najmu krótkoterminowego w Gdańsku. Co właściciel apartamentu musi wiedzieć w 2026 roku

Wynajem mieszkania na doby wygląda prosto tylko z daleka. Zanim pierwszy gość przekręci klucz w zamku, na właścicielu leży kilka obowiązków, o których łatwo zapomnieć, a które w 2026 roku wyraźnie urosły. Jeszcze rok temu wystarczyło rozliczyć podatek i pilnować kalendarza rezerwacji. Dziś doszła do tego obowiązkowa rejestracja obiektu, opłata pobierana od turystów i unijne przepisy, które potrafią zdjąć Twoją ofertę z Bookinga, jeśli czegoś nie dopilnujesz.

Zebraliśmy tu wszystko w jednym miejscu. Ile realnie zapłacisz fiskusowi, kiedy wynajem przestaje być prywatny i staje się firmą, co zmieniło się w Gdańsku od stycznia i od maja 2026 roku oraz gdzie właściciele najczęściej wpadają w kłopoty. Na końcu znajdziesz krótkie odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej.

Jedno zastrzeżenie na wstępie. Opisujemy stan przepisów z lipca 2026 roku i piszemy praktycznie, a nie jako porada podatkowa czy prawna. Prawo się zmienia, a każda sytuacja bywa inna, więc zanim podejmiesz konkretne decyzje, dobrze jest usłyszeć zdanie własnego księgowego lub doradcy.

Najpierw jedno pytanie: wynajmujesz prywatnie czy prowadzisz firmę

Od odpowiedzi na to pytanie zależy niemal wszystko, co przeczytasz niżej. Bo inaczej rozlicza się najem prywatny, a inaczej działalność gospodarczą.

Najem prywatny to wynajem samego lokalu, bez dodatkowych usług, zwykle na dłuższe okresy. Od 2023 roku rozlicza się go wyłącznie ryczałtem, opcja skali podatkowej dla najmu prywatnego już nie istnieje. O działalności gospodarczej mówimy wtedy, gdy wynajem jest zorganizowany, ciągły i nastawiony na zysk, a do noclegu dokładasz to, co robi hotel. Rozliczanie w dobach, sprzątanie między pobytami, wymianę pościeli, kontakt z gościem, recepcję. Formalnie nazywa się to usługą zakwaterowania i mieści w dziale 55 klasyfikacji PKWiU.

I tu pojawia się rzecz, którą wielu właścicieli odkrywa za późno. Klasyczny najem na doby przez Booking czy Airbnb w praktyce najczęściej spełnia cechy działalności, nawet jeśli prowadzisz go „prywatnie” i nigdy nie zakładałeś firmy. Granica bywa nieostra i przez lata dorobiła się dziesiątek interpretacji podatkowych. To dokładnie ten moment, w którym warto usiąść z księgowym, zanim ruszysz, a nie po pierwszym roku.

Podatek dochodowy, czyli ryczałt 8,5 i 12,5 procent

Zacznijmy od najprostszego przypadku, czyli najmu prywatnego. Płacisz ryczałt liczony od przychodu, bez odliczania kosztów. Do 100 000 zł przychodu w roku stawka wynosi 8,5 procent, a od każdej złotówki ponad ten próg rośnie do 12,5 procent. Limit dotyczy jednego podatnika, ale małżonkowie mogą złożyć oświadczenie, że całość rozlicza jedno z nich, i wtedy niższa stawka obowiązuje aż do 200 000 zł.

W liczbach wygląda to zwyczajnie. Przy 60 000 zł przychodu w roku oddasz fiskusowi 5 100 zł. Przy 120 000 zł zapłacisz 8 500 zł od pierwszych stu tysięcy i 2 500 zł od dwudziestu tysięcy nadwyżki, razem 11 000 zł.

Jeśli natomiast Twój wynajem to działalność gospodarcza, sprawa się rozgałęzia. Masz do wyboru kilka form, od ryczałtu dla usług zakwaterowania po podatek liniowy i skalę, a przy formach kosztowych możesz odliczać wydatki, od mediów przez sprzątanie po prowizje platform. Który wariant wyjdzie taniej, zależy od skali przychodów i tego, ile realnie kosztuje Cię obsługa. Nie da się odpowiedzieć jedną liczbą dla wszystkich i to jest właśnie pytanie do księgowego, a nie do internetu.

VAT, którego większości właścicieli na razie nie dotyczy

Dobra wiadomość jest taka, że pojedynczy apartament prawie zawsze mieści się w zwolnieniu z VAT. Od 1 stycznia 2026 roku limit tego zwolnienia wzrósł ze 200 000 do 240 000 zł sprzedaży w skali roku. Dopóki się pod nim mieścisz, nie doliczasz podatku i nie prowadzisz pełnej ewidencji VAT. Dopiero po przekroczeniu progu stajesz się czynnym podatnikiem, a usługa krótkotrwałego zakwaterowania objęta jest wtedy stawką 8 procent.

Osobno warto sprawdzić kasę fiskalną. Przy sprzedaży osobom prywatnym obowiązek jej stosowania zależy między innymi od formy płatności, bo rozliczenia wykonywane w całości przelewem i dobrze udokumentowane często korzystają ze zwolnienia. Ogólne przepisy o zwolnieniach z kas obowiązują do końca 2027 roku, ale szczegóły potrafią być zawiłe, więc to kolejny punkt na rozmowę z księgowym. Do tego dochodzi Krajowy System e-Faktur, który staje się obowiązkowy etapami w ciągu 2026 roku, dla większości podatników od kwietnia. Faktury wystawiane konsumentom pozostają poza tym systemem.

Podatek od nieruchomości i pułapka „stawki firmowej”

O tym podatku myśli się rzadko, a potrafi zaskoczyć. Twój apartament co roku podlega podatkowi od nieruchomości, płaconemu do miasta. W Gdańsku na 2026 rok stawka dla budynków mieszkalnych to 1,25 zł za metr kwadratowy, a dla budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej aż 35,53 zł. Dla mieszkania o powierzchni 40 metrów oznacza to różnicę między 50 zł a mniej więcej 1 421 zł rocznie.

Skąd ryzyko. Gmina bywa, że próbuje przypisać wyższą, firmową stawkę lokalom intensywnie wynajmowanym na doby. Orzecznictwo w tej sprawie jest niejednolite. Sądy administracyjne wielokrotnie stawały po stronie właścicieli, uznając, że mieszkanie zachowujące funkcję mieszkalną nie powinno być opodatkowane najwyższą stawką, ale zdarzały się rozstrzygnięcia w drugą stronę. To realne pieniądze i realne ryzyko, które lepiej ocenić na spokojnie razem z doradcą, niż odkryć w decyzji z urzędu.

Opłata miejscowa, o której łatwo zapomnieć

Od 1 stycznia 2026 roku Gdańsk pobiera opłatę miejscową w wysokości 3,46 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu turysty, o piętnaście groszy więcej niż rok wcześniej. Płacą ją goście, ale to Ty jako właściciel czy operator jesteś odpowiedzialny za jej pobranie i przekazanie miastu. W zamian, jako inkasent, zatrzymujesz 15 procent zebranej kwoty.

Pojedynczo są to grosze. Dwie osoby na trzy doby to 20,76 zł do pobrania. Rzecz w tym, że to obowiązek, a jego pominięcie jest błędem formalnym. Przy kilkudziesięciu rezerwacjach miesięcznie potrzebujesz prostego, systematycznego sposobu naliczania i rozliczania tej opłaty, żeby nie robić tego z pamięci.

Rejestracja obiektu, czyli największa zmiana ostatnich lat

To zmiana, która dotyczy całej branży i której nie da się już pominąć. Unijne rozporządzenie 2024/1028 wprowadziło w całej Wspólnocie jednolity system rejestracji najmu krótkoterminowego. W Gdańsku od 20 maja 2026 roku każdy obiekt noclegowy musi być zgłoszony do miejskiej ewidencji.

W praktyce rejestrujesz obiekt przez portal Gdańskie Obiekty Noclegowe, a wniosek podpisujesz profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Podajesz swoje dane, adres obiektu i liczbę miejsc noclegowych oraz oświadczasz, że lokal spełnia wymogi przeciwpożarowe i sanitarno-porządkowe. W zamian dostajesz numer rejestracyjny i od tej pory podajesz go w każdym ogłoszeniu, na Airbnb, Bookingu i w pozostałych miejscach, w których promujesz apartament. Platformy wymagają tego numeru i zdejmują oferty, które go nie mają. Za naruszenia grożą kary administracyjne sięgające 50 000 zł. Krótko mówiąc, bez rejestracji ryzykujesz karę, a do tego zniknięcie oferty z kanałów, które przynoszą Ci rezerwacje.

Skarbówka i tak widzi Twoje przychody

Równolegle działa dyrektywa DAC7. Platformy rezerwacyjne, od Bookinga po Airbnb, przekazują dane o Twojej sprzedaży wprost do administracji skarbowej. W praktyce oznacza to, że przychody z najmu na doby są dla urzędu widoczne, niezależnie od tego, czy sam je zgłosisz. Rzetelne rozliczanie od pierwszej rezerwacji przestało być kwestią sumienia i stało się po prostu jedyną bezpieczną drogą.

Ubezpieczenie, które warto sprawdzić, zanim wpuścisz gościa

To nie jest obowiązek z ustawy, ale praktyczna konieczność. Standardowe polisy mieszkaniowe często wykluczają albo mocno ograniczają ochronę przy wynajmie na doby. Zanim więc oprzesz się na polisie, którą masz od lat, zgłoś ubezpieczycielowi, że lokal jest wynajmowany krótkoterminowo, i rozszerz zakres. Rozważ dodatkowo ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na wypadek szkód wyrządzonych przez gościa lub gościowi, a także jasno ustal zasady kaucji. Polisa dopasowana do najmu krótkoterminowego kosztuje więcej, ale zwykłe ubezpieczenie mieszkania w razie szkody „na dobach” potrafi po prostu nie zadziałać.

Od czego zacząć

Jeśli zebrać to w jedną myśl, kolejność jest dość naturalna. Najpierw ustal z księgowym, czy Twój wynajem to najem prywatny, czy działalność, bo to przesądza o reszcie. Potem wybierz formę opodatkowania i pilnuj progów, tych 100 i 200 tysięcy dla ryczałtu oraz 240 tysięcy dla VAT. Zarejestruj obiekt w miejskiej ewidencji i wpisz numer rejestracyjny do wszystkich ogłoszeń. Uruchom pobór opłaty miejscowej, sprawdź, jaka stawka podatku od nieruchomości dotyczy Twojego lokalu, dopnij ubezpieczenie i prowadź uczciwą ewidencję przychodów. Brzmi jak sporo, bo naprawdę jest tego sporo, zwłaszcza gdy apartament ma być dochodem pasywnym, a nie drugą pracą.

Dlatego coraz więcej właścicieli oddaje to w zarządzanie

Ta lista obowiązków to zresztą jeden z głównych powodów, dla których właściciele w Gdańsku decydują się oddać apartament w profesjonalne ręce. Obsługa dobowa dawno przestała być tylko sprzątaniem i wymianą ręczników, dziś to także obsługa formalna.

W Apartmore od 2017 roku zajmujemy się najmem krótkoterminowym wyłącznie w ścisłym centrum Gdańska. Dla właściciela oznacza to, że codzienną operację i formalności wokół niej bierzemy na siebie. Dbamy o widoczność oferty na wielu kanałach sprzedaży, pobieramy i rozliczamy opłatę miejscową, prowadzimy obsługę gości i recepcję przez całą dobę, sprzątanie i część techniczną, ustalamy ceny w oparciu o realny popyt i co miesiąc dajemy właścicielowi raport w panelu. Rozliczamy się prowizją liczoną od dochodu, a nie od przychodu, i nie pobieramy opłat wstępnych. Efekty tej pracy widać w liczbach, średnie obłożenie na poziomie 74 procent w 2025 roku oraz oceny 4,7 na 5 w Google i 9,6 na 10 na Airbnb. Kwestie podatkowe zostają po stronie właściciela i jego księgowego, ale całą obsługę apartamentu prowadzimy my.

Jeśli chcesz się dowiedzieć, ile Twoje mieszkanie może realnie zarobić po odjęciu kosztów i formalności, zamów bezpłatną wycenę. Bez zobowiązań, na Twoich prawdziwych danych. Zajrzyj też do tekstów o tym, ile można zarobić na apartamencie w Gdańsku oraz jak wybrać firmę do zarządzania najmem.

Chcesz wiedzieć, ile Twój apartament może zarobić po odjęciu kosztów i formalności? Zamów bezpłatną wycenę, bez zobowiązań, na Twoich prawdziwych danych.

Najczęstsze pytania

Jaki podatek płaci się od najmu krótkoterminowego w Gdańsku?

Jeśli wynajmujesz prywatnie, rozliczasz ryczałt: 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki. Kiedy dokładasz obsługę hotelarską, fiskus zwykle uzna wynajem za działalność gospodarczą, gdzie masz kilka form opodatkowania do wyboru. Którą wybrać, najlepiej ustalić z księgowym.

Wynajem na doby to najem prywatny czy firma?

Klasyczny wynajem na doby, z rozliczeniem dobowym, sprzątaniem i obsługą gości, najczęściej spełnia cechy działalności gospodarczej, nawet jeśli prowadzisz go jako osoba prywatna. Ostateczna ocena zależy od skali i charakteru usług, dlatego warto potwierdzić ją u księgowego.

Czy muszę zarejestrować apartament w Gdańsku?

Tak. Od 20 maja 2026, na podstawie unijnego rozporządzenia 2024/1028, każdy obiekt najmu krótkoterminowego w Gdańsku musi być wpisany do miejskiej ewidencji, a numer rejestracyjny trzeba podawać w ogłoszeniach. Platformy takie jak Booking i Airbnb zdejmują oferty bez numeru, a za naruszenia grożą kary sięgające 50 000 zł.

Ile wynosi opłata miejscowa w Gdańsku?

Od 1 stycznia 2026 opłata miejscowa w Gdańsku wynosi 3,46 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu turysty. Pobiera ją właściciel lub operator obiektu od gości i przekazuje miastu, zatrzymując 15% jako wynagrodzenie inkasenta.

Czy przy najmie krótkoterminowym trzeba płacić VAT?

Do 240 000 zł sprzedaży w roku, po podniesieniu limitu od stycznia 2026, obowiązuje zwolnienie podmiotowe z VAT. Powyżej tej kwoty usługa krótkotrwałego zakwaterowania objęta jest stawką 8%.

Czy apartament na doby płaci wyższy podatek od nieruchomości?

To kwestia sporna. W Gdańsku na 2026 rok stawka dla budynków mieszkalnych wynosi 1,25 zł za metr, a dla związanych z działalnością gospodarczą aż 35,53 zł. Gmina bywa, że próbuje zastosować tę wyższą stawkę do lokali intensywnie wynajmowanych na doby, choć orzecznictwo jest niejednolite. Ryzyko warto ocenić indywidualnie.

Czy Apartmore zajmuje się formalnościami za właściciela?

Apartmore prowadzi codzienną operację i formalności obiektu: widoczność na kanałach sprzedaży, pobór i rozliczanie opłaty miejscowej, obsługę gości przez całą dobę, sprzątanie i raporty. Rozliczenia podatkowe zostają po stronie właściciela i jego księgowego, ale całą obsługę apartamentu bierzemy na siebie, rozliczając się prowizją od dochodu, bez opłat wstępnych.