Jak wybrać firmę do zarządzania najmem w Gdańsku? Poradnik właściciela

Kupiłeś apartament w Gdańsku albo właśnie się do tego przymierzasz. Ktoś Ci powiedział, że na krótkim terminie zarabia się lepiej niż na zwykłym wynajmie, i to prawda, ale jest jeden haczyk: ktoś musi się tym zajmować. Codziennie. Odpowiadać gościom o 23:00, ogarniać sprzątanie między wymeldowaniem a zameldowaniem, pilnować cen, kiedy w mieście jest koncert albo konferencja. Dlatego większość właścicieli prędzej czy później szuka firmy, która zdejmie to z ich głowy.

I tu zaczyna się prawdziwy problem, bo firm zarządzających najmem jest w Trójmieście kilkanaście, każda obiecuje wysokie obłożenie i spokój, a umowy potrafią różnić się od siebie bardziej niż kawalerka od penthouse’a. Prowadzimy apartamenty w centrum Gdańska od 10 lat i widzieliśmy niejedną umowę, z której właściciel nie mógł się potem wyplątać. Ten poradnik to lista pytań, które zadalibyśmy sami, gdybyśmy oddawali komuś własne mieszkanie.

Od czego zacząć, zanim porozmawiasz z jakąkolwiek firmą?

Zanim zaczniesz dzwonić po operatorach, poświęć wieczór na dwie rzeczy. Po pierwsze sprawdź, jak Twoje mieszkanie wygląda na tle rynku: jaka to lokalizacja, ile podobnych ofert jest w okolicy, jak wyglądają ich ceny i opinie. Przyda się też realistyczne wyobrażenie o tym, ile naprawdę można zarobić na apartamencie w Gdańsku. Po drugie ustal, na czym Ci zależy. Komuś zależy na maksymalnym przychodzie i nie przeszkadza mu duża rotacja gości. Kto inny woli nieco spokojniejszy model, byle mieszkanie było zadbane, a rozliczenia jasne. To dwie różne rozmowy z operatorem.

Warto też wiedzieć, że dobre firmy nie przyjmują każdego mieszkania. Jeśli operator mówi Ci wprost, że Twoja lokalizacja nie rokuje, to paradoksalnie dobry znak. Znaczy, że traktuje prognozy poważnie. My na przykład działamy wyłącznie w ścisłym centrum Gdańska i odmawiamy przyjęcia mieszkań spoza tego obszaru, bo tylko na rynku, który znamy od podszewki, potrafimy zagwarantować wynik.

Ile kosztuje zarządzanie najmem i jak porównywać prowizje?

Operatorzy najmu krótkoterminowego w Polsce pobierają zwykle od 15 do 30 procent prowizji. Ta rozpiętość wygląda groźnie, ale sama wysokość prowizji mówi mniej, niż się wydaje. Kluczowe jest to, od czego jest liczona i co obejmuje.

Najczęstszy haczyk wygląda tak: niska prowizja liczona od przychodu, a obok niej cała lista dopłat. Osobno opłata startowa, osobno sesja zdjęciowa, osobno pościel i środki czystości, czasem nawet abonament miesięczny niezależny od tego, czy mieszkanie w ogóle zarabia. Po zsumowaniu okazuje się, że tanio wcale nie było.

Drugi model to prowizja liczona od dochodu, czyli od tego, co realnie zostaje po kosztach eksploatacyjnych i prowizjach portali rezerwacyjnych. W takim układzie interes operatora jest zbieżny z Twoim: firma zarabia tylko wtedy, kiedy Ty zarabiasz. Zapytaj wprost, co dokładnie wchodzi w prowizję, a co będzie doliczane. I poproś o przykładowe miesięczne rozliczenie innego mieszkania, z zamazanymi danymi. Firma, która nie ma nic do ukrycia, pokaże je bez wahania.

Na co uważać w umowie z operatorem najmu?

Trzy rzeczy czytaj ze szczególną uwagą. Pierwsza to okres obowiązywania i wypowiedzenie. Umowy na czas określony z karą za wcześniejsze rozwiązanie to sygnał ostrzegawczy, bo firma pewna swoich wyników nie musi zatrzymywać klienta zapisami. Szukaj umowy na czas nieokreślony z krótkim, na przykład trzydziestodniowym okresem wypowiedzenia i bez kar.

Druga rzecz to dostęp do własnego mieszkania. Zdarzają się umowy, w których właściciel musi rezerwować pobyt we własnym apartamencie na zasadach gościa albo płacić za sprzątanie po sobie. Tymczasem normalny standard jest taki, że to wciąż Twoje mieszkanie i korzystasz z niego, kiedy chcesz, po prostu dając znać z wyprzedzeniem.

Trzecia sprawa to rozliczenia. Ustal, do którego dnia miesiąca dostaniesz raport, co dokładnie w nim będzie i w jakim terminie firma wypłaca pieniądze. Dobry raport pokazuje każdy pobyt osobno, przychody, koszty i wypłatę netto, tak żeby Twój księgowy mógł go po prostu przepisać do rozliczenia podatkowego.

Jak sprawdzić, czy firma faktycznie dobrze obsługuje gości?

Tu masz przewagę, z której mało kto korzysta: możesz zobaczyć pracę operatora oczami gościa, zanim podpiszesz cokolwiek. Wejdź na Booking.com albo Airbnb i przeczytaj opinie o mieszkaniach, które firma już prowadzi. Nie te na stronie operatora, tylko te przy konkretnych apartamentach. Zwróć uwagę na powtarzające się skargi: brud, problemy z zameldowaniem, brak kontaktu. Pojedyncza zła opinia zdarza się każdemu, seria podobnych to już wzorzec.

Zapytaj też, jak wygląda obsługa gości w praktyce. Czy jest kontakt całodobowy, czy goście są weryfikowani przed przyjazdem, czy firma pobiera kaucję zabezpieczającą na wypadek szkód. To ostatnie jest ważniejsze, niż brzmi, bo bez kaucji i weryfikacji dokumentów ewentualna szkoda w Twoim mieszkaniu kończy się dyskusją, kto za nią zapłaci.

Duży ogólnopolski operator czy lokalna firma?

Obie opcje mają sens, ale co innego dają. Duże sieci zarządzające tysiącami mieszkań w wielu miastach mają rozbudowane systemy i procesy. Bywa jednak, że Twoje mieszkanie jest wtedy jednym z bardzo wielu wierszy w tabeli, a decyzje cenowe podejmuje algorytm ustawiony na zupełnie inny rynek.

Firma lokalna zna swój teren inaczej. Wie, że w ten weekend jest zlot żeglarzy i ceny mogą być wyższe, że w listopadzie warto przestawić mieszkanie na pobyty średnioterminowe, że goście z konkretnego kierunku pytają o konkretne rzeczy. W wąskiej specjalizacji łatwiej też o osobisty kontakt: rozmawiasz z człowiekiem, który zna Twoje mieszkanie, a nie z infolinią. Wybór zależy od Ciebie, ale porównując oferty, pytaj nie o liczbę mieszkań w całej Polsce, tylko o wyniki w Twojej okolicy.

Pytania, które warto zadać na pierwszej rozmowie

Zamiast checklisty potraktuj to jak scenariusz rozmowy. Poproś o prognozę przychodów dla Twojego konkretnego mieszkania, z podziałem na miesiące, i zapytaj, na jakich danych została policzona. Dopytaj, od czego liczona jest prowizja i jakie koszty będą doliczane poza nią. Poproś o wzór umowy do spokojnego przeczytania w domu i o przykładowy raport miesięczny. Zapytaj, kto odpowiada za drobne naprawy i do jakiej kwoty firma wykonuje je bez pytania. I na koniec: jak szybko mieszkanie może zacząć zarabiać.

Po odpowiedziach poznasz więcej niż po każdej reklamie. Firma, która na pytanie o zarobki odpowiada okrągłą kwotą bez zaglądania w dane Twojego mieszkania, obiecuje na wyrost. Ta, która mówi, że przygotuje wycenę na podstawie rzeczywistych wyników podobnych mieszkań w okolicy, traktuje Cię poważnie.

Co dalej?

Jeśli Twoje mieszkanie znajduje się w centrum Gdańska, możemy policzyć jego potencjał za darmo. Analizujemy lokalizację, metraż i standard, a potem pokazujemy prognozę przychodów miesiąc po miesiącu, opartą na rzeczywistych wynikach naszych apartamentów w tej samej okolicy. Bez zobowiązań i bez spamu, po prostu konkretne liczby, z którymi możesz pójść także do naszej konkurencji. Szczegóły znajdziesz na stronie obsługi wynajmu krótkoterminowego w Gdańsku.