Wie arbeitet ein Betreiber für Kurzzeitvermietung? Von der Schlüsselübergabe bis zur Auszahlung, Schritt für Schritt

Ein Betreiber für Kurzzeitvermietung übernimmt vom Eigentümer die gesamte Betreuung einer tageweise vermieteten Wohnung. Er legt die Preise fest, veröffentlicht das Angebot auf Buchungsportalen und auf der eigenen Website, kümmert sich um Gäste, Reinigung und Reparaturen und rechnet einmal im Monat die Einnahmen ab und überweist Ihnen den fälligen Betrag. Auf Ihrer Seite bleiben lediglich die Unterzeichnung des Vertrags und die Übergabe der Schlüssel. Im Folgenden beschreiben wir den Ablauf Schritt für Schritt, vom ersten Gespräch bis zur Auszahlung, am Beispiel der Zusammenarbeit mit Apartmore im Zentrum von Danzig. Wo andere Unternehmen anders vorgehen, weisen wir darauf hin.

Wofür der Betreiber eine Provision erhält

Ein Betreiber für Kurzzeitvermietung berechnet keine feste Vergütung, sondern eine Provision auf das, was die Wohnung erwirtschaftet. Auf dem polnischen Markt liegt sie üblicherweise zwischen 15 und 30 %. Ebenso wichtig wie der Satz selbst ist die Bemessungsgrundlage: der gesamte vom Gast gezahlte Betrag oder der Betrag, der nach Abzug der Mehrwertsteuer und der Portalprovision übrig bleibt. Bei gleichem Prozentsatz kann der Unterschied bei der Auszahlung erheblich sein. Ein Rechenbeispiel finden Sie in Schritt 6.

Die Provision umfasst in der Regel die Pflege von Angeboten und Preisen, die Abwicklung von Buchungen, die Gästebetreuung, kleinere Reparaturen und die monatliche Abrechnung. Außerhalb der Provision bleiben die laufenden Kosten der Wohnung selbst: das Hausgeld, Nebenkosten, Versicherung und Steuern. Bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, lassen Sie sich vom Betreiber eine vollständige Liste der in der Provision enthaltenen und der gesondert berechneten Leistungen geben. Bei Apartmore beträgt die Provision 20 % des Nettoertrags und umfasst auch das Fotoshooting, die Angebotsbeschreibung, Bettwäsche und Reinigungsmittel. Die Abrechnung auf Basis des Nettoertrags ist für den Eigentümer die günstigste Form der Provisionsberechnung: Wir berechnen sie auf den Betrag, der nach Mehrwertsteuer und Portalprovision tatsächlich übrig bleibt, und nicht auf die gesamte Zahlung des Gastes.

Schritt 1. Gespräch und Bewertung anhand von Fotos

Die Zusammenarbeit beginnt mit einem kurzen Gespräch über die Wohnung: wo sie liegt, in welchem Zustand sie ist, ob sie bereits vermietet wurde und welche Erwartungen Sie haben. Anschließend schätzt der Betreiber das Ertragspotenzial. Für die Bewertung benötigen wir Fotos, einen Grundriss oder Entwurf, die Adresse und die Wohnfläche. Wir vergleichen die Wohnung mit ähnlichen Objekten, die wir bereits in derselben Gegend betreuen, und senden Ihnen innerhalb von 3 Tagen einen Bericht mit einer Ertragsprognose für jeden Monat. Die Prognose beruht auf den tatsächlichen Ergebnissen dieser Wohnungen und nicht auf optimistischen Annahmen, deshalb versprechen wir keine Beträge, die die Daten nicht bestätigen. Nicht jedes Unternehmen erstellt eine Bewertung auf diese Weise: Manchmal entsteht die Prognose auf Grundlage der besten Monate der Saison oder allgemeiner Marktdurchschnitte. Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass sich Ihre Wohnung nicht trägt, sagen wir es Ihnen offen. Der Bericht bleibt bei Ihnen, unabhängig davon, ob Sie sich für eine Zusammenarbeit entscheiden.

Es ist gut, von Anfang an zu wissen, dass nicht jeder Betreiber jede Wohnung übernimmt. Manche Unternehmen nehmen jede angebotene Wohnung an und setzen auf Masse. Wir wählen nur Wohnungen aus, die unseren Standards entsprechen, und betreuen so viele, wie wir auf dem Niveau bedienen können, das uns wichtig ist. Die erste Voraussetzung ist die Lage: Wir übernehmen Wohnungen im unmittelbaren Zentrum von Danzig und seiner direkten Umgebung, weil dort unser Team arbeitet und wir dort Vergleichsdaten für die Bewertung haben. Liegt Ihre Wohnung außerhalb dieses Gebiets, sagen wir es Ihnen noch vor dem ersten Gespräch.

Schritt 2. Vertrag, Fotoshooting und Veröffentlichung des Angebots

Wenn die Bedingungen Ihren Erwartungen entsprechen, unterzeichnen wir den Vertrag. Prüfen Sie in jedem Vertrag mit einem Betreiber drei Klauseln: die Laufzeit, die Kündigungsfrist und ob Vertragsstrafen bei vorzeitiger Beendigung vorgesehen sind. Unser Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen, ohne Vertragsstrafen und ohne Mindestlaufzeit.

Nach der Unterzeichnung bereitet der Betreiber die Wohnung auf die Vermietung vor: technische Prüfung, Ergänzung der Ausstattung, Fotoshooting, Beschreibung und Veröffentlichung des Angebots. Bei Apartmore geht das Angebot gleichzeitig auf acht Vertriebskanälen online (Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Hotels.com, Trivago, Agoda und Google Hotels) sowie auf unserer Website mit Direktbuchung. Alle Kanäle nutzen einen gemeinsamen Kalender, was Doppelbuchungen desselben Zeitraums ausschließt. Der gesamte Ablauf vom ersten Gespräch bis zur Veröffentlichung dauert in der Regel 5 bis 7 Tage. Die meiste Zeit beanspruchen die Vorbereitung der Wohnung, das Fotoshooting und die Veröffentlichung der Angebote.

Schritt 3. Preise, die sich an der Nachfrage orientieren

Der größte Unterschied zwischen eigener Vermietung und der Zusammenarbeit mit einem Betreiber liegt in der Preisgestaltung. Ein Eigentümer, der selbst vermietet, arbeitet meist mit einem Preis für die Hauptsaison und einem für den Rest des Jahres. Ein Betreiber passt die Preise täglich an und berücksichtigt dabei die Zahl freier Unterkünfte in der Umgebung, den Wochentag, Veranstaltungen in der Stadt und die verbleibende Zeit bis zur Anreise. Bei Apartmore werden die Preise bis zu dreimal täglich aktualisiert.

Dieser Mechanismus wirkt in beide Richtungen. Sinkt die Nachfrage, sinkt auch der Preis, damit die Wohnung nicht leer steht. Vergleichen Sie Betreiber daher anhand von Auslastung und Ertrag über das ganze Jahr und nicht anhand des höchsten Preises im August. Die durchschnittliche Auslastung der von Apartmore betreuten Wohnungen lag 2025 bei 74 %.

Schritt 4. Gästebetreuung von der Buchung bis zur Abreise

Nach der Buchung erhält der Gast eine Anfahrts- und Zugangsbeschreibung. Bei Apartmore ist der Check-in ab 15:00 Uhr ohne zeitliche Obergrenze möglich: Jede Wohnung verfügt über ein System für den selbstständigen Check-in, sodass Gäste auch spät abends oder nachts anreisen können. Wir betreuen die Gäste während des gesamten Aufenthalts auf Polnisch und Englisch. Ein nächtlicher Anruf eines Gastes landet bei uns, nicht bei Ihnen.

Nach der Abreise des Gastes wird die Wohnung vom Team des Betreibers oder von einem externen Unternehmen gereinigt und für den nächsten Aufenthalt vorbereitet. Fragen Sie bei der Wahl des Betreibers, wer diese Arbeit übernimmt. Bei Apartmore kümmert sich unser eigenes Team in Danzig um Reinigung und Wäsche.

Schritt 5. Reparaturen, Inspektionen und Kontakt zur Hausverwaltung

Kleinere Mängel sind unsere Sorge, nicht Ihre. Unser Team nimmt die Meldung des Gastes entgegen, und unser eigener technischer Service führt die Reparatur aus. Kleinere Reparaturen bis 200 PLN erledigen wir sofort, ohne Ihre Zustimmung einholen zu müssen. Größere Ausgaben stimmen wir vorher mit Ihnen ab und nennen die Kosten im Voraus. In Ihrem Namen kümmern wir uns auch um Gewährleistungsreparaturen, von der Meldung des Mangels bis zur Abnahme der Arbeiten.

Wir wissen, wie viel Arbeit eine Mietwohnung machen kann, deshalb ist es unsere Aufgabe, Ihnen möglichst viele Pflichten abzunehmen. Wir führen regelmäßige Inspektionen der Wohnung durch und halten Kontakt zur Eigentümergemeinschaft und zur Hausverwaltung, sodass Schreiben der Gemeinschaft nicht auf Ihren Besuch warten. Die Meldung eines Gastes erreicht uns zu jeder Tageszeit, die Reparatur führen wir zu Zeiten aus, in denen sie sich ordentlich erledigen lässt.

Schritt 6. Abrechnung und Auszahlung

Einmal im Monat erhalten Sie eine Aufstellung, aufgeschlüsselt nach einzelnen Aufenthalten: Einnahmen, Kosten, Provision und Auszahlungsbetrag. Bei Apartmore kommt die Abrechnung als PDF, und im Eigentümerpanel können Sie jede Buchung laufend verfolgen. Die Aufstellung erhalten Sie bis zum 10. des Monats. Auf dieser Grundlage stellen Sie eine Rechnung aus und laden sie im Panel hoch, und wir veranlassen die Überweisung.

An dieser Stelle kommt die Frage der Bemessungsgrundlage zurück. Nehmen wir eine Buchung, für die der Gast 10.000 PLN brutto bezahlt hat. Zuerst wird die Mehrwertsteuer von 8 % abgezogen, also 741 PLN, danach die Portalprovision, zum Beispiel 15 %, also 1.500 PLN. Es bleiben 7.759 PLN, das ist der Nettoertrag der Wohnung. Unsere Provision beträgt 20 % dieses Betrags, also 1.552 PLN, was 15,5 % der Zahlung des Gastes entspricht. Ein Betreiber, der 20 % vom Umsatz berechnet, würde bei derselben Buchung 2.000 PLN erhalten. Die vollständige Berechnung und eine Liste der Gebühren, die auf dem Markt außerhalb der Provision erhoben werden, finden Sie in unserer Preisliste für die Verwaltung von Kurzzeitvermietungen.

Was bei Ihnen bleibt

Bei vollständiger Betreuung ist die Liste Ihrer Aufgaben kurz. Sie entscheiden über größere Ausgaben für die Wohnung, etwa den Austausch des Sofas oder einen neuen Anstrich. Sie versteuern die Mieteinnahmen; die Form der Besteuerung sollten Sie vor dem Start mit einem Steuerberater klären. Weitere Pflichten im Zusammenhang mit der Vermietung in Danzig beschreiben wir im Artikel über Steuern und Vorschriften bei der Kurzzeitvermietung. Sie können die Wohnung nutzen, wann immer Sie möchten: Bei Apartmore sind Eigentümeraufenthalte nicht begrenzt, Sie müssen den Termin nur vorher melden. Einmal im Monat laden Sie eine Rechnung im Panel hoch.

Worauf Sie bei der Wahl eines Betreibers achten sollten

Die Angebote der Betreiber unterscheiden sich stärker, als es die Provisionssätze vermuten lassen. Seien Sie vorsichtig bei Unternehmen, die kein Team vor Ort haben und Reinigung sowie Reparaturen an Subunternehmer vergeben, denn dann bezahlen Sie vor allem für die Koordination. Prüfen Sie, ob der Betreiber jede Wohnung unabhängig von Lage und Zustand übernimmt und worauf er die Provision berechnet. Fragen Sie nach Gebühren außerhalb der Provision und stellen Sie sicher, dass der Vertrag Sie nicht mit Strafen für eine vorzeitige Beendigung über Jahre bindet. Wie Sie das im ersten Gespräch überprüfen, beschreiben wir im Ratgeber wie man ein Unternehmen für die Mietverwaltung auswählt. Die Gästebewertungen einzelner Unternehmen haben wir im Ranking der Mietverwaltungen in der Dreistadt zusammengestellt.

Wenn Ihre Wohnung im Zentrum von Danzig liegt, senden Sie uns Fotos, einen Grundriss, die Adresse und die Wohnfläche. Innerhalb von 3 Tagen erhalten Sie eine Ertragsprognose für jeden Monat, basierend auf den Ergebnissen der Wohnungen, die wir in derselben Gegend betreuen. Die Bewertung ist kostenlos und unverbindlich: kostenlose Bewertung Ihrer Wohnung.

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